Tra messaggi, mail e rassegna stampa: tu come inizi la tua giornata in ufficio?

Quando ancora lavoravo come dipendente precario a progetto in una grande agenzia di comunicazione, ciclicamente la dirigenza indiceva riunioni di reparto. Queste riunioni avevano due scopi:

1. Poter dire che in azienda si facevano riunioni («In qualsiasi azienda che si rispetti si fanno riunioni»);
2. Accrescere il livello di ansia delle maestranze, nella convinzione che questo contribuisse ad aumentare il rendimento («Sotto stress performate (!) meglio»).

Uno dei momenti irrinunciabili era la seguente domanda, puntuale come la sfiga – cioè, cinque minuti in anticipo – e indirizzata all’ultimo arrivato nella truppa:

Come organizzi la tua giornata in ufficio?

Il malcapitato balbettava: «Apro Outlook e scarico l’emai…», ma prima che potesse concludere l’infausta parola si sentiva urlare dietro: «Nooo!!!»

La tesi, anzi l’assunto incontestabile, era che la giornata di un PR dovesse iniziare con la rassegna stampa.

Io, che ero più furbo degli altri, se interpellato rispondevo: «Inizio facendo la rassegna stampa», ma in realtà mi comportavo esattamente come gli altri: la mia prima attività quotidiana era aprire Outlook e scaricare l’email. Come un gentiluomo da romanzo vittoriano: ti svegli, fai colazione e sbrighi la corrispondenza. Tutto il resto viene dopo.

E facevo bene: se c’erano urgenze, le vedevo subito. Rispondendo, anche solo in maniera interlocutoria, ai messaggi, rassicuravo i miei referenti (clienti, partner, giornalisti) sul fatto che avevo visto il messaggio, avevo recepito l’eventuale urgenza e avrei agito nei tempi dovuti.

Avevo agio, a quel punto (dieci minuti dopo le 9, non a metà pomeriggio), di dedicarmi alla rassegna stampa essendomi prima, e con minimo sforzo, garantito la serenità e la soddisfazione di chi l’agenzia, rispettivamente, la pagava, la faceva funzionare e la faceva lavorare (clienti, partner e giornalisti, appunto).

Erano tempi diversi: metà anni duemila. L’iPhone non era ancora stato inventato, nessuno di noi disponeva di Blackberry aziendale e se nella notte era successo un… “caccone“(avevamo clienti in tutto il mondo e in tutti i fusi orari) l’avremmo saputo solo la mattina dopo grazie ad Outlook.

Oggi, alla fine del secondo decennio del secolo, non conosciamo più la sottile ansia che l’operazione di scaricare l’email a inizio giornata comportava. Sono cambiati i tempi. Ma la domanda resta:

Facevamo bene ad aprire Outlook come prima attività mattutina?

Proviamo a ragionare insieme.

Ipotesi 1, fare per prima cosa la rassegna stampa

SVANTAGGI: stare un’ora con il magone che qualcosa di irreparabile fosse successo, perdere l’occasione di tranquillizzare subito i clienti in ansia, rischiare di affrontare un problema un’ora troppo tardi.

VANTAGGI: poter dire in riunione, senza mentire, che la rassegna stampa era davvero la prima cosa che facevi all’arrivo in agenzia; terminare la rassegna stampa alle 10.00 precise (ah, be’: fondamentale).

Ipotesi 2, scaricare immediatamente l’email e poi passare alla rassegna

SVANTAGGI: rischiare di finire la rassegna stampa alle 10.10 (che rischio inaccettabile per l’umanità e per l’universo!).

VANTAGGI: lavorare in tranquillità, dimostrare efficienza e attenzione di fronte ai clienti, avere la possibilità di mettere in tempo utile la provvidenziale toppa ai piccoli, quotidiani problemi che potevano verificarsi.

Allora? Secondo voi quale ipotesi è più vantaggiosa? La domanda è retorica e la risposta è ovvia: la 2.

Oggi i tempi sono cambiati, il numero di email che un professionista riceve quotidianamente è molto inferiore rispetto a una dozzina di anni fa e nuovi, mostruosi strumenti sono utilizzati per torturarci (ah, i WhatsApp dei clienti alle 5 della mattina). Ma il concetto non cambia: l’organizzazione della giornata di un professionista deve avvenire secondo priorità e ottimizzazione dei rischi e dei tempi.

Esempio

Giornata tipo: abbiamo 6 lavori da fare (A, B, C, D, E, F) per 3 clienti diversi (X, Y, Z).

Di queste incombenze, una è decisamente ponderosa (A del cliente X; tempo previsto per smaltire questo carico = quattro ore di lavoro); due sono mediamente gravose (B e C, entrambe per il cliente Y; tempo previsto = un’ora ciascuna); e tre sono più rapide (D di nuovo per X, E ed F per Z; tempo previsto per smaltire questo carico = mezz’ora ciascuna).

Abbiamo delineato due parametri: clienti e peso di ciascun lavoro. Per semplicità, escludiamo la variabile delega: fingiamo che non sia possibile passare un lavoro a un collega. C’è un terzo elemento, evidentemente: l’urgenza rispetto al resto. Ma lo sappiamo: tutto è urgente, nel mondo di chi fa comunicazione.

«Per quando?» —> «Per ieri»

è una brutta battuta che circola in tutte le agenzie.

Pertanto, siamo realisti: tutti e tre i lavori sono da finire in giornata (entro le 18.00: l’opzione “lavorare di sera” è esclusa). Facciamo il calcolo in ore: 4 + 1×2 + 0,5×3 = 7,5 ore.

Molto bene! Riusciamo a fare tutto entro le 18.00!

In teoria, sì.

In pratica: teniamo conto che il tempo cronologico (8-9 ore di lavoro per una giornata-lavorativa tipo) e il tempo effettivo (al netto delle pause, dei caffè e delle interruzioni) non coincidono e che è dimostrato che una persona normale riesce a essere davvero produttiva per “sole” 6/7 ore ogni giorno.

E soprattutto: teniamo conto del fattore-tegola. Che cos’è una tegola? È il gran casino improvviso da risolvere per l’altro ieri proprio quando hai la giornata zeppa di cose da fare per ieri.

Non si può evitare. Non si può delegare. Non si può procrastinare.

Avete presente tutti, immagino, la situazione e la sensazione.

Quindi: che fare? Date queste condizioni, qualcuno potrebbe dire: «Inizio, subito e da fresco, ad affrontare il lavoro più gravoso».

D’accordo. Facciamo la prova e vediamo come va.

• Ore 9: inizi a lavorare al lavoro A per il cliente X

Conti di finire per le 13.00, giusto in tempo per la pausa pranzo. E invece alle 12.30…

AAALT! ALLARME TEGOLA! ALLARME TEGOLA!

Eccolo, il famoso caccone. L’imprevisto del Monopoli applicato al lavoro da ufficio. Devi lasciare tutto e per il resto della giornata (se va bene…) dedicarti a mettere una pezza. Sperando che basti, pregando che funzioni.

Risultato? Clienti soddisfatti: 0 su 3. Lavori portati a termine: 0 su 6. Livello di ansia: massimo (il telefono è bollente, squilla continuamente: sono i clienti che, giustamente, sollecitano un lavoro che non sarai in grado di portare a termine entro i tempi dovuti).

Il mio programma per la giornata sarebbe invece il seguente.

• Ore 9: D per X (nel consegnare D a X lo rassicuro: in seguito mi metterò al lavoro anche per quanto riguarda A).
• Ore 9.30: E per Z
• Ore 10.00: B per Y

[Alle ore 11.00 della mattina ho tre clienti su tre che hanno ricevuto almeno un lavoro da me e che sanno che, come previsto, sto lavorando per loro].

• Ore 11.00: F per Z
• Ore 11.30: C per Y

Scattano le 12.30 e…

AAALT! ALLARME TEGOLA! ALLARME TEGOLA!

Risultato? Clienti soddisfatti: 2,5 su 3. Lavori portati a termine: 5 su 6. Livello di ansia: minimo (chiamo immediatamente il cliente X scusandomi e spiegandogli che non sarò in grado di consegnare il lavoro A entro le 18.00, riaccordandomi su una nuova scadenza).

E voi? Come organizzate la vostra giornata? Fateci sapere nei commenti o sui nostri profili social.

Andrea Donna